In vielen KMU laufen Kernprozesse nur deshalb, weil Menschen sie täglich retten. Wir bauen Abläufe, die von selbst funktionieren: dokumentiert, und ohne Abhängigkeit von einzelnen Personen.
Das ist das häufigste Muster in Schweizer KMU: Systeme, die im Prinzip da sind, aber in der Praxis manuell überbrückt werden.
Buchhaltung, CRM, Onlineshop und Kommunikation laufen getrennt. Daten müssen manuell übertragen werden. Jede Schnittstelle, die fehlt, kostet täglich Zeit.
Abläufe sind nicht dokumentiert. Wenn eine Person ausfällt, hakt es. Wir helfen, Prozesse so zu strukturieren, dass sie unabhängig von Einzelpersonen funktionieren.
Mit jedem neuen Kunden, jeder neuen Bestellung wächst der manuelle Aufwand mit. Das ist kein erweiterbares Modell. Automatisierung für KMU in der Schweiz schafft hier die Grundlage für dauerhaftes Wachstum.
In den meisten Fällen sind die richtigen Tools schon vorhanden. Was fehlt, sind die Verbindungen. Wir integrieren via API, Webhook oder Middleware, ohne unnötige neue Plattformen.
Jeder automatisierte Prozess wird dokumentiert und so aufgebaut, dass er wartungsarm ist. Kein Blackbox-System, das nach 6 Monaten niemand mehr versteht.
Wir priorisieren die Abläufe mit dem grössten Zeitgewinn und setzen sie in klaren Etappen um. Kein Big-Bang-Projekt, das das Tagesgeschäft stört.
Nicht jeder Prozess verdient eine Automatisierung. Wir priorisieren nach drei Kriterien: Häufigkeit, Fehleranfälligkeit, Aufwand pro Vorgang.
Anfragen-Eingang, Bestätigungen, Rechnungsstellung, CRM-Einträge, Mahnwesen. Diese Abläufe finden täglich statt, folgen immer demselben Muster und erzeugen bei manueller Ausführung regelmässig Fehler. Hier liegt der grösste Hebel.
Wöchentliches Reporting, Zahlungsabgleich, Newsletter-Segmentierung, Lagerbestand-Übersicht. Lohnt sich, braucht aber etwas mehr Setup. Die Amortisation hängt vom Umfang und den eingesparten Stunden ab.
Einmalige Projekte, stark individuelle Prozesse, Abläufe die sich ständig ändern. Hier lohnt Automatisierung oft nicht. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch direkt, wo Ihr Potenzial liegt und wo nicht.
Faustregel: Wenn ein Ablauf mindestens 3x pro Woche vorkommt, jeweils über 10 Minuten dauert und immer gleich abläuft: lohnt sich die Automatisierung. Im Erstgespräch erfassen wir Ihre Abläufe systematisch und zeigen Ihnen konkret, wo Sie anfangen sollten.
Ein typisches Setup für handwerkliche Betriebe: keine neue Software, nur bestehende Systeme sinnvoll verbunden.
Anfragen kommen per E-Mail, Telefon und WhatsApp, jede wird anders behandelt. CRM: eine Excel-Tabelle. Offerten: Word-Dokumente ohne Nachverfolgung. Rechnungen: manuell nach Gefühl. Das Wissen über laufende Aufträge steckt in einzelnen Köpfen.
Im Erstgespräch und einer zweistündigen Ablauf-Erfassung wurden die Kernprozesse dokumentiert: Anfrage → Offerte → Auftrag → Ausführung → Rechnung → Zahlung. An fünf Stellen entstanden manuelle Übergaben. An drei davon gingen regelmässig Informationen verloren. Die teuerste Stelle: Offerten wurden erstellt, aber nicht nachgefasst, geschätzter Verlust: 2–3 Aufträge pro Monat.
Etappe 1 (Woche 1–2): Kontaktformular auf Website mit automatischem HubSpot-Eintrag und Erstreaktion. Sofortige Wirkung sichtbar. Etappe 2 (Woche 3–4): Offerten-Vorlage aus CRM-Daten befüllen, als PDF senden, Follow-up nach 5 Tagen automatisch. Etappe 3 (Woche 5–6): HubSpot → Bexio Verbindung: nach Auftragsabschluss automatisch Rechnung anlegen.
Jeder Auftrag ist nachvollziehbar. Keine Leads gehen verloren. Follow-ups kommen zuverlässig. Rechnungen entstehen ohne manuelle Eingabe. Der Ablauf ist dokumentiert und funktioniert unabhängig davon, welche Person gerade im Haus ist.
Im Erstgespräch analysieren wir gemeinsam, wo Ihre Abläufe haken und was sich mit welchem Aufwand verbessern lässt.