15 bis 25 Minuten pro Rechnung. Multipliziert mit jedem Auftrag. Das ist kein Verwaltungsaufwand. Das ist ein strukturelles Problem.
Rechnungen öffnen, Kundendaten eintragen, Positionen kopieren, MWST berechnen, PDF erstellen, per Mail versenden, in der Buchhaltung verbuchen. Und dann noch nachfassen, ob sie bezahlt wurden. Schweizer KMU wiederholen diesen Ablauf täglich. Jede dieser Aktionen lässt sich vollständig automatisieren. Nicht in Teilen. Komplett.
Nicht als Frage gemeint. Als Rechnung.
Wer im Bereich Automatisierung für KMU in der Schweiz anfangen will, sollte bei der Rechnungsstellung beginnen. Der Aufwand ist hoch, der Ablauf ist gleichartig. Die Automatisierung lohnt sich schon ab 20 Rechnungen pro Monat.
Kein Magic, kein Black-Box-System. Konkrete Verbindungen zwischen Tools, die Sie wahrscheinlich bereits verwenden.
Eine neue WooCommerce-Bestellung, ein abgeschlossener Deal im CRM, ein ausgefülltes Kontaktformular oder ein abgehaltenes Calendly-Gespräch: jedes dieser Ereignisse kann als Auslöser für die automatische Rechnungserstellung dienen. Es braucht keinen Onlineshop. Jeder definierte Punkt im Ablauf kann der Start sein.
Die Automatisierung holt Kundendaten aus dem CRM, die bestellten Artikel aus dem Shop und die aktuellen Preise aus dem Preissystem. Keine manuellen Einträge, keine Copy-Paste-Fehler. Adresse, UID des Kunden (falls B2B), Zahlungsfrist und allfällige Rabatte werden automatisch übernommen.
In Bexio wird die Rechnung vollautomatisch erstellt. Alle Pflichtangaben nach Schweizer Recht sind enthalten: UID, MWST-Satz (7,7% / 3,7% / 0% je nach Position), Zahlungsfrist, IBAN und QR-Code. Das PDF wird sofort generiert. Kein manuelles Eingreifen, keine fehlenden Felder. Digitale Prozesse im Unternehmen bedeuten hier: die Software erledigt die Pflichtarbeit.
Die fertige Rechnung wird als personalisierte E-Mail mit PDF-Anhang an den Kunden zugestellt, innerhalb von Sekunden nach Auftragsabschluss. Der Text ist individualisiert, nicht generisch. Bei Shopify oder WooCommerce-Bestellungen geschieht das in der Bestellbestätigung integriert.
Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. Stripe und Twint melden den Eingang direkt an Bexio. Für Banküberweisungen kann ein ISO-Camt-Import oder eine ISO-20022-Anbindung eingerichtet werden. Sobald die Zahlung eingeht, wird die Rechnung in Bexio automatisch als bezahlt markiert.
Bleibt eine Rechnung nach 30 Tagen offen, geht die erste Mahnung automatisch raus, höflich und mit Zahlungslink. Nach 45 Tagen folgt die zweite Mahnung mit Mahngebühr. Nach 60 Tagen die dritte, mit Hinweis auf Inkassomassnahmen. Sie werden bei jedem Schritt informiert, müssen aber nichts tun. Integriertes CRM macht dabei den Unterschied: der Kundenstatus wird automatisch aktualisiert.
In den meisten Fällen sind die richtigen Tools bereits vorhanden. Es fehlen die Verbindungen. Mehr dazu unter Digitale Prozesse im Unternehmen.
Schweizer Softwarelösungen, voll MWST-konform, QR-Rechnung nativ unterstützt. Bexio für KMU mit Wachstumsanspruch, Banana für kleinere Betriebe.
Jedes System, das einen Auftrag oder eine Bestellung erfasst, kann als Auslöser dienen. Kein Onlineshop nötig.
Zahlungseingänge werden automatisch erfasst und mit offenen Rechnungen abgeglichen. Auch Banküberweisungen via ISO-Camt.
Die Middleware, die alle Systeme verbindet. Make eignet sich für komplexe Abläufe, Zapier für einfachere Verbindungen. Direkte API-Anbindungen wenn nötig.
Rechnungen werden als PDF-Anhang via personalisierten E-Mails versandt. Templating und Branding inklusive.
Sie werden informiert, wenn eine Rechnung überfällig bleibt oder ein Mahnlauf abgeschlossen wurde. Alles andere läuft im Hintergrund.
Die gesamte Übersicht aller Automatisierungsmöglichkeiten finden Sie unter Automatisierung für KMU in der Schweiz. Konkrete Praxisbeispiele unter Automatisierungsbeispiele für KMU.
Rechnungsautomatisierung ist keine pauschale Dienstleistung. Der Aufwand hängt davon ab, welche Systeme verbunden werden, wie viele Sonderfälle es gibt und ob ein Mahnwesen integriert wird.
WooCommerce oder Shopify → Bexio, automatischer Rechnungsversand, kein Mahnwesen. Ab CHF 800 einmalig. Amortisation typischerweise in 6–8 Wochen.
Multi-Kanal-Auslöser (Shop + CRM + Formular), automatisches Mahnwesen, Zahlungsabgleich via Stripe/Twint. CHF 1'500 bis CHF 3'000 einmalig.
Vollständige Buchhaltungsintegration, komplexe Steuerlogik (verschiedene MWST-Sätze), B2B-Spezifika, Reporting. Ab CHF 3'000, individuell nach Aufwand.
Im Erstgespräch gibt es eine klare Einschätzung ohne Verkaufsgespräch. Was sinnvoll ist, nicht was maximal abrechenbar wäre. Wer 20 oder mehr Rechnungen pro Monat manuell erstellt, amortisiert ein einfaches Setup in der Regel innerhalb von 2–3 Monaten.
Branche: Beratung / Projektdienstleistung · Grösse: 4 Mitarbeitende · Rechnungen/Monat: 35
Der Inhaber erstellte jeden Monatsabschluss manuell in Word-Templates, konvertierte nach PDF und verschickte per Mail. Buchhaltung erfolgte separat in Banana, die Daten wurden doppelt eingegeben. Das Mahnwesen bestand aus einer Excel-Liste, die unregelmässig gepflegt wurde. Durchschnittlich 18 Stunden Aufwand pro Monat für Administration.
Migration der Rechnungsstellung auf Bexio. Verbindung mit dem bestehenden HubSpot CRM via Make: sobald ein Deal auf "Abgeschlossen" gesetzt wird, erstellt Make automatisch eine Bexio-Rechnung mit allen Kundendaten, Positionen und Preisen. Das PDF wird per personalisierten E-Mail zugestellt. Zahlungsabgleich via QR-Rechnung-Import. Mahnwesen: drei automatische Stufen, konfiguriert in Bexio. Gesamtaufwand für Setup: 14 Stunden.
Von 18 Stunden auf unter 1 Stunde Aufwand pro Monat. Fehlerrate auf null (keine manuellen Einträge mehr). Durchschnittliche Zahlungsdauer von 38 auf 22 Tage gesunken, weil Rechnungen sofort nach Auftragsabschluss zugestellt werden statt am Monatsende. Erstattung der Einrichtungskosten nach 9 Wochen.
Tools in diesem Setup: HubSpot CRM (Dealverwaltung) → Make (Automatisierungsschicht) → Bexio (Rechnungserstellung & Buchhaltung) → QR-Rechnung / Bankabgleich. Monatliche Softwarekosten: ca. CHF 80 (Bexio Starter + Make).
Weitere Praxisbeispiele für andere Branchen und Szenarien: Automatisierungsbeispiele für KMU in der Schweiz. Wer auch den Onlineshop automatisieren will: Onlineshop-Automatisierung.
Einfache Setups (z.B. WooCommerce → Bexio) starten ab CHF 800 einmalig. Komplexere Konfigurationen mit Mahnwesen, Steuerlogik und Multi-Kanal-Auslösern liegen zwischen CHF 1'500 und CHF 4'000. Die Amortisation tritt bei 20+ Rechnungen pro Monat typischerweise innerhalb von 2–3 Monaten ein. Im Erstgespräch erhalten Sie eine konkrete Einschätzung für Ihren Fall. Mehr zur Kosteneinordnung bei Automatisierungen für KMU.
Ja. Bexio und Banana sind auf Schweizer Steuerrecht ausgelegt. Die automatisch erstellten Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben: UID, MWST-Satz (7,7% / 3,7% / 0%), Zahlungsfrist, Referenznummer, QR-Code. Mehrere MWST-Sätze auf der gleichen Rechnung sind ebenfalls konfigurierbar.
Bestehende Kundendaten, Artikel und offene Rechnungen bleiben erhalten. Die Automatisierung wird additiv aufgebaut: neue Aufträge laufen automatisch, der Altbestand wird nicht angetastet. Migration von bestehenden Rechnungsdaten ist auf Wunsch möglich.
Ja. Auslöser können ein Auftragsformular, ein CRM-Eintrag, ein abgehaltenes Erstgespräch, ein Projektabschluss oder eine manuelle Bestätigung sein. Die Rechnungsstellung muss nicht an einen Shop gekoppelt sein. Jedes definierte Ereignis kann den Ablauf starten.
Das hängt von der API-Fähigkeit Ihres bestehenden Tools ab. Banana, Abacus, SAP Business One und einige andere Tools können ebenfalls angebunden werden. Bexio ist empfohlen weil es nativ auf Schweizer Anforderungen ausgelegt ist und eine offene API hat, die Make und Zapier direkt unterstützen. Im Erstgespräch klären wir, was mit Ihrem bestehenden Setup machbar ist.
Im Erstgespräch analysieren wir Ihren aktuellen Ablauf, identifizieren den Automatisierungspotenzial und zeigen, was konkret möglich ist. Ohne Verkaufsgespräch, ohne Verpflichtung.